Logiciel de comptabilité : comment et pourquoi le choisir ?

Toute entreprise est soumise à des obligations, notamment en matière comptable. Elle doit par exemple enregistrer l’ensemble des flux comptables qui la concernent, mais aussi fournir ses comptes annuels obligatoires, ainsi que d’autres pièces comptables. Un logiciel de comptabilité est donc nécessaire, et voyons plus en détail pourquoi.

De multiples solutions sur le marché

Une entreprise peut compter 5 salariés comme elle peut en compter 5000, sinon plus… Aussi, le choix d’une solution se fait selon la taille de votre entreprise, mais aussi son budget, et, de manière générale, son activité comptable. Il peut donc être difficile de savoir vers quel outil se tourner ! Pourquoi ne pas tester une solution gratuite et proposant des fonctionnalités plus poussées en premium par exemple. C’est notamment le cas avec le logiciel Oxygène comptabilité qui permet une gestion gratuite pour du monoposte. Si cette solution convient à vos attentes, vous pourrez alors la déployer en multiposte.

Pour choisir tel ou tel logiciel de gestion comptable, n’hésitez pas non plus à, par exemple, visualiser des vidéos de présentation de l’outil. Cela vous donnera un premier aperçu des fonctionnalités, mais aussi de la façon dont elles sont présentées. Vous pourrez ainsi évaluer si le dashboard proposé par la solution semble vous convenir ou non. Cependant, plusieurs autres critères entrent en ligne de compte pour opter pour ce type de logiciel.
Cependant, dans tous les cas, le choix d’un outil pour gérer sa comptabilité apportera de nombreux avantages pour votre entreprise, et voyons lesquels

Un gain de temps et de productivité considérable

Le logiciel va vous permettre de produire des documents préremplis, qu’il s’agisse de devis, de factures… ce qui permet de récupérer rapidement un ensemble de documents administrés par le logiciel. Fini les interminables saisies dans Excel ! De manière globale, un bon logiciel de comptabilité vous permet d’automatiser de nombreuses tâches souvent pénibles et chronophages.

Nous parlions précédemment des obligations comptables, et pour cause ! Un logiciel vous fait gagner du temps sur vos obligations comptables comme le bilan, le compte de résultat ou encore le fichier des écritures comptables. Ce dernier peut être demandé par l’administration fiscale en cas de contrôle ; il est devenu obligatoire en janvier 2014.
Grâce à un logiciel adapté, vous éviterez d’être dans « le rush » pour vos documents comptables et pourrez continuer à vous concentrer sur votre domaine d’activité. Cette idée d’urgence nous amène d’ailleurs à notre point suivant.

Limiter le risque d’erreur

L’erreur est humaine, nous en faisons tous. Cependant, en automatisant plusieurs process, nous limitons ce risque. En d’autres termes, moins il y a de saisie manuelle à effectuer, moins il y aura de risques d’erreurs ! En effet, un logiciel de comptabilité va tenir compte de tous les éléments et toutes les obligations du secteur pour calculer automatiquement différentes valeurs qui seront reportées sur vos pièces comptables. Il va par exemple calculer automatiquement la TVA, gérer les relances des factures clients impayées ou encore créer les documents comptables à partir des documents commerciaux fournis par un autre logiciel.

Ce type d’outil est également capable de détecter des erreurs de frappe (caractères non conformes) et d’éviter les doublons. En effet, les différents processus du logiciel récupèrent les informations depuis la même base de données. Et en parlant d’informations, justement…

Mieux transmettre l’information

Un logiciel de comptabilité va proposer ce que l’on appelle un dahsboard, ou tableau de bord, permettant à tous les usagers d’avoir une vue globale de l’état comptable de l’entreprise. Il vous sera possible, en un coup d’œil, d’avoir une vue d’ensemble sur les comptes, mais aussi les mouvements financiers de l’entreprise. 

Les éléments du dashboard sont, dans la plupart des logiciels comptables, faciles à exporter sous forme de graphiques ou de tableaux. Cela vous permet de transmettre une information claire et complète au sein de vos équipes (ex : point trimestriel sur la santé financière de l’entreprise), mais aussi en termes externes. Vous cherchez par exemple des investisseurs, ou à répondre à un appel d’offres ? Il vous sera demandé de fournir des pièces justificatives, mais aussi de quoi exposer facilement la santé financière de votre entreprise et son évolution économique, des documents que permet de créer un bon logiciel de comptabilité.

Mieux anticiper sa trésorerie et mieux assurer sa santé financière

Grâce aux dashboards, mais aussi aux fonctionnalités de relance automatique, le logiciel de comptabilité contribue à la bonne santé financière de votre entreprise. Il vous est par exemple possible de savoir à l’avance quand auront lieu tel ou tel paiement ou prélèvement (ex : impôt sur les sociétés, paiements fournisseurs, salaires…) tout en anticipant aussi les mouvements d’entrée d’argent vers votre entreprise (paiement de clients, remboursements, subventions, etc).

Vous pourrez ainsi connaître plusieurs semaines, voire mois à l’avance le bénéfice prévu par ces mouvements prévus et réguliers, et être alerté si vous risquez une défaillance, même temporaire, de trésorerie.